كيف ترسل مستنداً للتوقيع وتتابعه

إرسال مستند للتوقيع يجب ألا يستغرق أكثر من دقيقة، ومعرفة موقفه يجب ألا تحتاج أكثر من نظرة. إليك كيف ترسل مستنداً مع إلزام، وكيف تقرأ حالة كل شخص، وماذا تفعل بمن تأخر، وما الذي تحتفظ به عند الانتهاء. وللصورة الكاملة عن التوقيع الإلكتروني في المملكة ابدأ من الدليل الشامل.

أرسل مستنداً في 5 خطوات

1. ارفع المستند. أضف ملف PDF من هاتفك أو حاسبك أو تخزينك السحابي. لم يكتمل بعد؟ احفظه مسودة وأكمله لاحقاً.
2. أضف المستلمين. أضف كل موقّع؛ وأضف معتمِدين إن كان على أحدهم أن يقبل أو يرفض دون توقيع، ومُطّلعين إن كان يحتاج إلى الاطلاع فقط. وحدّد الترتيب: يُدعى الشخص التالي حين يحين دوره.
3. اختر كيف يُثبت كل شخص هويته، وحدّد الموعد النهائي. رمز بالبريد أو الرسالة النصية أو واتساب، أو كلمة مرور، أو نفاذ؛ وتاريخ انتهاء لا يمكن بعده توقيع المستند.
4. حدّد الحقول. توقيع وختم وتاريخ ونص، تماماً حيث يجب أن يتصرف كل شخص.
5. أرسله. يصل كل شخص رابط بالبريد أو الرسالة النصية أو واتساب. ولا يحتاجون إلى حساب.

كيف تقرأ الحالة

تعرض قائمة مستنداتك ولوحتك موقف كل مستند، بما في ذلك ما يحتاج إليك وما ينتظر الآخرين:

• قيد الانتظار: أُرسل، ولم ينتهِ أحد بعد.
• موقعة جزئيًا: وقّع بعضهم وما زال آخرون ينتظرون.
• مكتمل (موقّع): تصرّف الجميع. والنسخة الموقّعة جاهزة.
• مرفوضة: رفض شخص مع ذكر السبب. وينتهي المستند.
• تم التجاهل: خرج شخص دون أن يتصرف. وينتهي المستند للجميع.
• منتهية الصلاحية: انقضى الموعد النهائي قبل أن يتصرف الجميع.

وداخل المستند ترى أيضاً حالة كل شخص، فتعرف بالضبط من تنتظر. ويصلك إشعار عندما يتصرف أحدهم.

عندما يتأخر أحدهم

• ذكّره. ضغطة واحدة ترسل التذكير، فلا تكتب رسالة أخرى.
• مدّد الصلاحية. إذا اقترب تاريخ الانتهاء وما زال الناس يعملون، مدّده بدلاً من البدء من جديد.
• راجع التفاصيل. يبيّن سجلّ المستند ما جرى ومتى.

عندما يرفض أحدهم المستند أو يتجاهله

يمكن للشخص أن يرفض مع ذكر السبب، أو أن يتجاهل المستند (ويُطلب منه التأكيد أولاً لأنه لا يمكن التراجع). وفي الحالتين ينتهي المستند وترى ذلك فوراً. اقرأ السبب، وصحّح المستند، وأرسل نسخة جديدة.

بعد أن يوقّع الجميع

• احفظ ملف PDF الموقّع على جهازك أو شاركه.
• احتفظ بالسجل الذي يبيّن من وقّع ومتى ومن أين. ويحمل الملف الموقّع أيضاً رمز QR يستطيع أي شخص مسحه للتحقق من أنه أصلي.
• نظّمه بالتصنيفات، وحوّل المستند الذي ترسله كثيراً إلى قالب.

إرسال المستند نفسه إلى كثيرين

للمستند الذي يذهب إلى مستلمين كثر، مثل سياسة عمل أو تجديد، احفظه قالباً واستخدم الإرسال الجماعي: يحصل كل شخص على مستنده وحالته، وتتابعهم جميعاً في قائمة واحدة.

أسئلة يسألها الناس

هل يحتاج المستلمون إلى تثبيت تطبيق أو إنشاء حساب؟

لا. يفتحون الرابط من البريد أو الرسالة النصية أو رسالة واتساب، ويُثبتون هويتهم، ويوقّعون. ولا يحتاجون إلى حساب.

هل أستطيع اختيار من يوقّع أولاً؟

نعم. تحدّد ترتيب الأشخاص. ويُدعى الشخص التالي حين يحين دوره.

كيف أعرف من وقّع ومن تأخر؟

تعرض قائمتك والمستند حالة المستند وحالة كل شخص، ويصلك إشعار عندما يتصرف أحدهم. ويمكنك تذكير المتأخرين.

ماذا لو اقترب الموعد النهائي؟

مدّد تاريخ الانتهاء من المستند، ليتمكن من يعملون عليه من الإنهاء.

ما الذي أحتفظ به عند الانتهاء؟

ملف PDF الموقّع، وسجلّ بمن وقّع ومتى ومن أين. ويحمل الملف الموقّع رمز QR للتحقق من أنه أصلي. المزيد في كيف توقّع عقداً إلكترونياً.