إلزامالعقود وخطابات العمل وعروض الأسعار والموافقات: في السعودية يمكن اليوم توقيع معظمها من الهاتف في أقل من دقيقة، دون طابعة ودون ساعٍ. هذا هو الدليل الشامل: ما التوقيع الإلكتروني، وأين يُستخدم، والأنواع، وكيف توقّع وترسل المستندات، وكيف تتأكد ممن وقّع، وكيف تختار تطبيق توقيع إلكتروني.
في هذا الدليل: ما هو · هل أستطيع استخدامه؟ · الأنواع · كيف توقّع · التحقق من الهوية · ما الذي يجعله صامداً · من يستخدمه · اختيار التطبيق · الأسئلة
ما التوقيع الإلكتروني؟
التوقيع الإلكتروني هو أي وسيلة إلكترونية تُظهر موافقة الشخص على مضمون مستند: اسم مكتوب، أو توقيع مرسوم على الشاشة، أو ضغطة على "أوافق"، أو صورة مرفوعة لتوقيع بخط اليد. والمعتبر هو نية التوقيع مع وسيلة موثوقة لربط التوقيع بالشخص وبالمستند. وهو ليس هو التوقيع الرقمي، الذي هو تقنية محددة قائمة على الشهادات؛ والفرق موضح في الفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي.
هل أستطيع استخدام التوقيع الإلكتروني في السعودية؟
نعم، والناس يفعلون ذلك كل يوم: العقود وخطابات العمل وعروض الأسعار والموافقات والنماذج تُوقَّع على الهواتف في أنحاء المملكة، وللمملكة نظام للتعاملات الإلكترونية. وبعض المستندات لها متطلبات خاصة، مثل بعض الصكوك الرسمية، فمن المفيد لمستندك أن تسأل الجهة التي طلبته. وإن أردت الخلفية فاقرأ ماذا يقول النظام عن التوقيع الإلكتروني.
للعلم: هذا الدليل معلومات عامة. وللعقد عالي القيمة، أو المستند الذي له متطلبات خاصة، اسأل الجهة التي تشترطه أو محامياً.
أنواع التوقيع الإلكتروني
- التوقيع الإلكتروني البسيط: توقيع مرسوم أو مكتوب أو مرفوع يُسجَّل مع المستند وسجلّ تدقيق. مناسب لمعظم الاتفاقات اليومية.
- توقيع بهوية متحقَّق منها: هو نفسه، لكن الموقّع يُثبت هويته أولاً برمز أو كلمة مرور أو نفاذ. وهذا ما يسهّل الدفاع عن التوقيع.
- التوقيع المصدَّق (الرقمي): توقيع تدعمه شهادة رقمية. وبعض المعاملات أو الجهات تطلب هذا النوع، فاسأل إن لم تكن متأكداً.
لأغلب الاتفاقات (العقود والموافقات ونماذج الإقرار وعروض الأسعار واتفاقيات السرية) يناسب توقيع بهوية متحقَّق منها وسجلّ تدقيق يكشف العبث. واستخدم النوع المصدَّق عندما تطلبه لائحة أو الطرف الآخر.
كيف توقّع مستنداً أونلاين
هناك ثلاث حالات، ويغطيها إلزام جميعاً:
- توقّع مستنداً بنفسك. افتح ملف PDF في إلزام، وارسم توقيعك أو اكتبه أو ارفعه، وضعه في مكانه واحفظ النسخة الموقّعة. خطوة بخطوة: كيف توقّع ملف PDF إلكترونياً.
- ترسل مستنداً ليوقّعه آخرون. أضف كل موقّع أو معتمِد أو مُطّلع، وحدّد الترتيب، وضع حقولهم، واختر كيف يُثبت كل منهم هويته وأرسل. وتتابع حالة كل شخص وتذكّر المتأخرين. خطوة بخطوة: كيف توقّع عقداً إلكترونياً في السعودية.
- يرسل إليك أحدهم مستنداً. تفتح الرابط من البريد أو الرسالة النصية أو رسالة واتساب، وتُثبت هويتك، وتقرأ المستند وتوقّع أو تعتمد أو ترفض. ولا تحتاج إلى حساب.
كيف يُتحقق من هوية الموقّع
قوة التوقيع هي في معظمها قوة الجواب عن سؤال "من وقّع؟". ومع إلزام يختار المرسِل لكل موقّع:
- رمزاً يصل بالبريد أو الرسالة النصية أو واتساب: يُثبت أن الشخص يتحكم في ذلك العنوان أو الهاتف.
- كلمة مرور متفقاً عليها مسبقاً: تناسب مستنداً اتُّفق عليه وجهاً لوجه.
- نفاذ، منصة الهوية الرقمية الوطنية: يؤكد الموقّع في تطبيق نفاذ بالتحقق من الوجه أو الرقم السري، فيرتبط التوقيع بهوية وطنية. وكيف يبدو ذلك للموقّع في التوقيع عبر نفاذ: كيف يُثبت الموقّع هويته.
ما الذي يجعل التوقيع صامداً
يسهل الدفاع عن التوقيع حين تتوافر فيه هذه الأمور الخمسة:
- أنه مرتبط بالموقّع دون سواه.
- أن الموقّع تحكّم فيه: لا يستطيع غيره صنعه.
- أن الهوية يمكن التحقق منها: تستطيع أن تُبيّن كيف عُرّف الموقّع.
- أن النية والموافقة واضحتان: اختار الموقّع أن يوقّع ووافق على التوقيع إلكترونياً.
- السلامة: يمكن اكتشاف أي تغيير في المستند بعد التوقيع.
وسجلّ بمن وقّع ومتى ومن أين يحوّل العلامة على الصفحة إلى دليل. وهذا السجل، وملف PDF الموقّع مع رمز QR يستطيع أي شخص مسحه للتحقق منه، هو ما تحتفظ به.
من يستخدم التوقيع الإلكتروني
- الموارد البشرية: خطابات العرض وعقود العمل والسياسات المطلوب الإقرار بها ونماذج الإجازة وإنهاء الخدمة.
- المبيعات والمشتريات: عروض الأسعار وأوامر الشراء واتفاقيات الخدمة والتجديدات.
- العقار والوساطة: اتفاقيات الوساطة وأوراق الإيجار ونماذج التسليم.
- التمويل والتأمين: نماذج الطلب والموافقات والتفويضات.
- العاملون لحسابهم والوكالات والعيادات: خطابات التكليف ونطاقات العمل ونماذج الموافقة.
- الشركات ذات المستندات الكثيرة: قالب واحد، ومستلمون كثر، ولوحة واحدة.
كيف تختار تطبيق توقيع إلكتروني
اطرح هذه الأسئلة على أي خدمة، ومنها إلزام:
- كيف تتحقق من الموقّع؟ الرمز هو الحد الأدنى؛ ونفاذ هو الأقوى للمستخدمين في السعودية.
- هل يحتاج الموقّع إلى حساب؟ كل خطوة إضافية تُضيّع توقيعات. والتوقيع من رابط هو الأفضل.
- هل تتحدث العربية؟ يجب أن تعمل الشاشات والمستندات من اليمين إلى اليسار.
- ما السجل الذي تحتفظ به؟ من وقّع ومتى ومن أين، ووسيلة للتحقق من الملف الموقّع.
- هل تستطيع المتابعة والتذكير؟ تحتاج أن ترى من تأخر دون كتابة رسائل بريد.
- هل تعمل على الهاتف؟ معظم التوقيعات تتم على الهاتف.
- هل تتحمل حجم عملك؟ القوالب وإرسال مستند واحد إلى كثيرين يوفران ساعات.
- كم تكلّف وبأي عملة؟ ابحث عن بداية مجانية وأسعار بالريال.
ماذا يقدّم لك إلزام
- وقّع وأرسل ملفات PDF من الآيفون والأندرويد والويب، بـالعربية والإنجليزية، من اليمين إلى اليسار.
- يتصرف الموقّعون من رابط، بلا حساب، بعد رمز أو كلمة مرور أو نفاذ.
- توقيعات وأختام، وحقول نص وتاريخ، وترتيب للموقّعين.
- حالة لكل شخص، وتذكيرات، وإمكانية أن يعتمد المشارك أو يرفض أو يتجاهل.
- سجلّ بمن وقّع ومتى ومن أين، ورمز QR للتحقق من الملف الموقّع.
- قوالب، وإرسال مستند واحد إلى كثيرين.
- ابدأ مجاناً، مع خطط وباقات عندما تحتاج إلى المزيد.
أخطاء يجب تجنبها
- إرسال مسودة: فالتعديل بعد التوقيع يعني البدء من جديد.
- اسم أو هاتف أو بريد خاطئ لموقّع، أو ترتيب خاطئ.
- نسيان حقل للتاريخ أو الأحرف الأولى.
- اعتبار كل مستند قابلاً للتوقيع إلكترونياً دون التحقق من الاستثناءات.
- عدم الاحتفاظ بالملف الموقّع مع سجلّه.
- مشاركة رمز التحقق أو كلمة المرور في الرسالة نفسها التي فيها الرابط.
أسئلة يسألها الناس
هل أستطيع استخدام التوقيع الإلكتروني في السعودية؟
نعم. العقود وخطابات العمل وعروض الأسعار والنماذج تُوقَّع إلكترونياً كل يوم. وبعض المستندات لها متطلبات خاصة، فتحقق من مستندك مع الجهة التي طلبته. اقرأ عن النظام.
هل أستطيع توقيع ملف PDF أونلاين مجاناً؟
نعم. في إلزام يمكنك توقيع ملف PDF على الآيفون أو الأندرويد أو الويب والبدء مجاناً. إليك الطريقة.
هل يحتاج من أرسل إليه المستند إلى حساب؟
لا. يفتح الرابط، ويُثبت هويته برمز أو كلمة مرور أو نفاذ، ثم يوقّع.
ما نفاذ ولماذا أستخدمه؟
نفاذ هو منصة الهوية الرقمية الوطنية. يؤكد الموقّع في تطبيق نفاذ، فيرتبط التوقيع بهوية وطنية. استخدمه عندما يجب أن تثبت من وقّع. كيف يعمل.
ما الفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي؟
التوقيع الإلكتروني هو المفهوم القانوني الواسع: أي وسيلة إلكترونية تُظهر نية التوقيع. والتوقيع الرقمي تقنية محددة قائمة على الشهادات لتحقيقه. الفرق بالتفصيل.
كيف أعرف أن المستند الموقّع أصلي؟
يحمل ملف PDF الموقّع رمز QR يمكنك مسحه للتحقق منه، وسجلّاً بمن وقّع ومتى ومن أين.
ماذا لو رفض أحدهم التوقيع؟
يمكنه الرفض مع ذكر السبب، أو تجاهل المستند. ترى الحالة فوراً ويمكنك إرسال نسخة مصححة.
هل سيقبل الطرف الآخر التوقيع الإلكتروني؟
معظمهم يقبل. ولبعض الجهات قواعدها الخاصة لمستندات معينة، فمن المفيد أن تسأل قبل الإرسال.
تابع القراءة
- هل التوقيع الإلكتروني قانوني في السعودية؟: النظام والشروط والاستثناءات.
- كيف توقّع عقداً إلكترونياً في السعودية: الخطوات الست.
- التوقيع عبر نفاذ: كيف يُثبت الموقّع هويته.
- كيف ترسل مستنداً للتوقيع وتتابعه.
- توقيع عقود العمل وخطابات العرض إلكترونياً: دليل لفرق الموارد البشرية.
- التوقيع الإلكتروني للمدارس: عقود العاملين ونماذج أولياء الأمور.
- التوقيع الإلكتروني للشركات والمؤسسات: الموظفون والعملاء والموردون.
- التوقيع الإلكتروني للأفراد: وقّع من هاتفك.
- التوقيع الإلكتروني لعقود الإيجار وأوراقه.
- إدارة ساين أصبحت إلزام.
- كيف توقّع ملف PDF إلكترونياً مجاناً.
- الفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي.
ابدأ مع إلزام
وقّع وأرسل المستندات من هاتفك أو من الويب. ابدأ مجاناً، بالعربية والإنجليزية.
ابدأ مع إلزام