إلزامترسل الموارد البشرية المستندات القليلة نفسها مراراً: خطابات العرض ونماذج القبول واتفاقيات السرية والسياسات المطلوب الإقرار بها والتعديلات ونماذج الإجازة وإخلاء الطرف. وكان كل منها يعني طباعة ومتابعة وأرشفة. إليك كيف تستطيع فرق الموارد البشرية في السعودية إرسالها للتوقيع الإلكتروني مع إلزام، وأي المستندات يناسبها ذلك، وما يجب التحقق منه قبل الاعتماد عليه في عقد العمل. وللخلفية النظامية ابدأ من الدليل الشامل.
للعلم: خطابات العرض والإقرارات ونماذج الموارد البشرية مناسبة جداً للتوقيع الإلكتروني. وإن كان لمستند متطلبات رسمية فاتبعها؛ ويستطيع مستشارك في الموارد البشرية أن يبيّن لك أيها ينطبق. وهذا الدليل معلومات عامة.
أي مستندات الموارد البشرية يناسبها التوقيع الإلكتروني
- خطابات العرض وقبولها.
- اتفاقيات السرية وتعهدات الملكية الفكرية.
- السياسات المطلوب الإقرار بها: قواعد السلوك واستخدام التقنية والصحة والسلامة ومكافحة التحرش.
- التعديلات والملاحق على شروط متفق عليها: الدور أو مراجعة الراتب أو مكان العمل.
- النماذج: الإجازة والمصروفات وتسليم العهدة وقبول الاستقالة وإخلاء الطرف.
- إقرارات التدريب والتهيئة.
أما عقد العمل فاتبع أي متطلبات رسمية تنطبق عليه.
أرسل خطاب عرض في 5 خطوات
- احفظه قالباً. جهّز الخطاب مرة واحدة بصيغة PDF، وضع حقول التوقيع والتاريخ والاسم، واحفظه قالباً. وفي المرة التالية تملأ بيانات المرشح فقط.
- أضف الأشخاص. المرشح هو الموقّع. وأضف مديراً للموارد البشرية معتمِداً إن كان على أحدهم أن يعتمد أو يصادق بعده، ورتّبهم بحيث يُدعى المدير بعد أن يوقّع المرشح.
- اختر وسيلة التحقق والموعد النهائي. الرمز بالبريد أو الرسالة النصية أو واتساب يكفي لمعظم العروض؛ واختر نفاذ عندما تحتاج إلى بيان من وقّع بالضبط. وحدّد تاريخ انتهاء، فالعرض لا ينبغي أن يبقى مفتوحاً إلى الأبد.
- أرسله. يفتح المرشح الرابط على هاتفه، دون حساب، ويُثبت هويته ويوقّع.
- تابعه وأرشفه. ترى الحالة فوراً، وتذكّر المرشح الذي لم يرد، وتحتفظ بالنسخة الموقّعة مع سجلّ من وقّع ومتى ومن أين.
اجمع الإقرارات من كل موظف
السياسة الجديدة يجب أن تصل إلى الجميع، وتحتاج أن تعرف من قبلها. احفظ السياسة قالباً واستخدم الإرسال الجماعي: يتلقى كل موظف مستنده وله حالته. وتتابعهم جميعاً في قائمة واحدة، وتذكّر من لم يوقّع، وتحتفظ بكل نسخة موقّعة تحت اسم ذلك الموظف.
نصائح عملية للموارد البشرية
- اجمع البيانات الصحيحة أولاً: هاتفاً أو بريداً صحيحاً لكل شخص، ورقم الهوية الوطنية لمن سيتحقق عبر نفاذ.
- ثبّت النسخة قبل الإرسال: فالتعديل بعد التوقيع يعني البدء من جديد.
- استخدم الترتيب: الموظف أولاً ثم المدير، ليصادق المدير على مستند موقّع أصلاً.
- نظّم النتيجة: استخدم التصنيفات للقسم أو السنة أو النوع، لتجد المستند في ثوانٍ.
- احمِ البيانات الشخصية: مستندات الموظفين تتضمن بيانات شخصية تشملها أحكام حماية البيانات الشخصية في المملكة. شارك النسخة الموقّعة فقط مع من يحتاج إليها.
مقارنة بالورق
- يصل العرض إلى المرشح في دقيقة بدلاً من يوم.
- ترى من لم يرد دون أن تكتب لكل شخص.
- يأتي كل مستند موقّع مع سجلّه، ويمكن التحقق من الملف الموقّع برمز QR.
- لا شيء يُطبع أو يُمسح أو يُرسل بساعٍ أو يضيع.
أسئلة تسألها فرق الموارد البشرية
هل يمكن توقيع عقد العمل إلكترونياً في السعودية؟
كثير من أصحاب العمل يفعلون ذلك. وإن كان لعقد العمل متطلبات رسمية فاتبعها، واسأل مستشارك في الموارد البشرية إن لم تكن متأكداً من المنطبق منها. اقرأ عن النظام.
هل يحتاج المرشح إلى حساب ليوقّع خطاب العرض؟
لا. يفتح المرشح الرابط، ويُثبت هويته برمز أو كلمة مرور أو نفاذ، ثم يوقّع.
كيف أجعل كل موظف يُقرّ بسياسة؟
احفظ السياسة قالباً واستخدم الإرسال الجماعي. يحصل كل موظف على مستنده وحالته، ويمكنك تذكير من لم يوقّع. كيف ترسل وتتابع.
هل يستطيع المدير التوقيع بعد الموظف؟
نعم. اضبط الترتيب بحيث يُدعى المدير حين يوقّع الموظف.
إلى متى يبقى العرض مفتوحاً؟
حتى تاريخ الانتهاء الذي تحدده. وبعده لا يمكن توقيع العرض؛ ويمكنك تمديد التاريخ إذا احتاج المرشح إلى مزيد من الوقت.
أرسل خطاب العرض القادم للتوقيع
قوالب وإرسال جماعي وتذكيرات. ابدأ مجاناً، بالعربية والإنجليزية.
ابدأ مع إلزام