إلزامتُوقّع الشركة طوال اليوم: عقود العمل واتفاقيات الموردين وعقود العملاء وعروض الأسعار وأوامر الشراء واتفاقيات السرية والتجديدات. وعندما يكون كل منها ملف PDF يسافر بالبريد وينتظر من يطبعه، يبطؤ العمل. ومع إلزام تُوقَّع المستندات نفسها على الهواتف والحواسب في دقائق، ولكل مستند حالة تراها. جديد على التوقيع الإلكتروني؟ ابدأ من الدليل الشامل للتوقيع الإلكتروني في السعودية.
المستندات التي توقّعها الشركات والمؤسسات
- مع الموظفين: خطابات العرض والعقود والتعديلات والإقرار بالسياسات ونماذج الإجازة وإخلاء الطرف.
- مع العملاء: عروض الأسعار واتفاقيات الخدمة ونطاقات العمل والتجديدات والموافقات.
- مع الموردين والشركاء: أوامر الشراء واتفاقيات التوريد واتفاقيات السرية وإشعارات التسليم.
- داخل المؤسسة: الاعتمادات الداخلية والتفويضات ونماذج التسليم والاستلام.
ما الذي يفيد الشركة أكثر
- القوالب: يُجهَّز العقد المعتاد مرة واحدة؛ ولا يحتاج كل عقد جديد إلا إلى الأسماء.
- الترتيب والاعتمادات: حدّد من يوقّع أولاً، وأضف مديراً يعتمد بعده.
- الإرسال الجماعي: مستند واحد إلى كثيرين، ولكل منهم حالته.
- ختم الشركة: ضع ختمك بجانب التوقيع.
- التحقق من الهوية: رمز بالبريد أو الرسالة النصية أو واتساب، أو كلمة مرور، أو نفاذ لأقوى تحقق.
- قائمة واحدة لكل شيء: انظر ما يحتاج إليك، وما ينتظر الآخرين، وما انتهى. وذكّر المتأخرين.
- السجلات: يأتي كل مستند موقّع مع سجلّ من وقّع ومتى ومن أين، ورمز QR للتحقق من الملف.
- التصنيفات: نظّم حسب القسم أو العميل أو المشروع أو العام.
يوم مع إلزام
- الصباح: ترسل المبيعات عرض سعر من قالب؛ ويوقّع العميل من الرابط على هاتفه.
- الظهر: ترسل الموارد البشرية خطابات العرض؛ ويعتمد مدير التوظيف بعد أن يوقّع المرشحون.
- العصر: ترسل المشتريات أمر شراء إلى مورّد وعليه ختم الشركة.
- المساء: يفتح المدير القائمة: ما انتهى، وما ينتظر، ومن يحتاج إلى تذكير.
كيف تبدأ
اختر المستندات الثلاثة التي ترسلها أكثر. اجعل كلاً منها قالباً، وأرسل واحداً إلى نفسك لترى ما يراه الطرف الآخر، ثم أرسل أول مستند حقيقي. وللخطوات اقرأ كيف ترسل مستنداً للتوقيع وتتابعه، أو كيف توقّع عقداً إلكترونياً.
أسئلة تسألها الشركات
هل يستطيع الطرف الآخر التوقيع دون حساب؟
نعم. يفتح الرابط، ويُثبت هويته برمز أو كلمة مرور أو نفاذ، ثم يوقّع.
هل نستطيع إضافة ختم الشركة؟
نعم. يمكنك وضع ختم بجانب التوقيع.
هل يستطيع عدة أشخاص توقيع مستند واحد بالترتيب؟
نعم. أضف كل موقّع وحدّد الترتيب؛ ويُدعى الشخص التالي حين يحين دوره.
كيف نتابع مستندات كثيرة معاً؟
تعرض قائمتك كل مستند وحالته، بما في ذلك ما يحتاج إليك وما ينتظر الآخرين، ويمكنك تذكير المتأخرين.
هل نستطيع إرسال المستند نفسه إلى كثيرين؟
نعم. احفظه قالباً واستخدم الإرسال الجماعي؛ يحصل كل شخص على مستنده وحالته. شاهد كيف تفعل مدرسة ذلك.